U kunt de tabel horizontaal (van links naar rechts) bewegen met de pijltjes op uw toetsenbord.
| Afdeling | Verwerking (naam van het werkproces) | Verwerkingsdoeleinden | Categorieën van betrokkenen | Verwerkingsverantwoordelijke | Categorieën van persoonsgegevens | Bijzondere persoonsgegevens | Bewaartermijn | Externe ontvangers | Interne ontvangers | Doorgifte aan een derde land of internationale organisatie? |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bedrijfsvoering: Communicatie | Nieuwsbrief | Inschrijving voor deelname aan evenementen of nieuwsbrief. | Medewerkers Holland Rijnland en respondenten op de website | Dagelijks Bestuur | Voornaam, achternaam, functie, email adres, telefoonnummer | n.v.t. | Onbepaald, tot intrekking toestemming | Geen | Medewerkers Holland Rijnland Strategie en Beleid | Nee |
| Bedrijfsvoering: Communicatie | Woordvoering en lobby | Het bevorderen bij een breed publiek van de bekendheid van Holland Rijnland en informatieverstrekking over Holland Rijnland. | Contactpersonen, Medewerkers Holland Rijnland, medewerkers derde organisaties | Dagelijks Bestuur | NAW | n.v.t. | 7 jaar | Pers, vragensteller, geïnteresseerde | Senior adviseur communicatie en public affairs, manager, DB, AB, Voorzitter. | Nee |
| Bedrijfsvoering: Communicatie | Hosten van website en CMS. | Bereikbare website met content weergeven. | Websitebezoekers, medewerkers Holland Rijnland. | Dagelijks Bestuur | Telefoonnummer, Social media accounts, mailadres, IP-adres, Geboortedata, Bezoekgedrag, NAW-gegevens | Nee, e-formulieren zijn beschrijven bij de verwerking waarvoor ze nodig zijn. | n.n.b. | Hostingpartij (Stuurlui Online Marketing B.V.) | Medewerkers Holland Rijnland | Nee |
| Bedrijfsvoering: Financiën & Control | Aanvraag subsidie | Aanvragen van subsidie en fondsen bij derden. | Van ambtsdragers en functionarisen die uit hoofde van hun functie of maatschappelijke rol betrokken zijn. | Dagelijks Bestuur | Voornaam, achternaam, mailadres, telefoonnummer, handtekening | n.v.t. | 7 jaar | Beoordelaars van subsidieaanvraag (Provincie Zuid-Holland), accountant, afdeling financïen. | Medewerkers Holland Rijnland: Strategie & Beleid, Bedrijfsvoering, Secretaris-directeur, archivaris. | Nee |
| Bedrijfsvoering: Financiën & Control | Beoordeling subsidie | Beoordelen van subsidieaanvraag en fondsen van derden. | Van ambtsdragers en functionarisen die uit hoofde van hun functie of maatschappelijke rol betrokken zijn bij de aanvraag. | Dagelijks Bestuur | Voornaam, achternaam, mailadres, telefoonnummer, handtekening | n.v.t. | 7 jaar | Aanvragers van subsidieaanvraag, accountant, afdeling financïen. | Medewerkers Holland Rijnland: Strategie & Beleid, Bedrijfsvoering, Secretaris-directeur, archivaris. | Nee |
| Bedrijfsvoering: Financiën & Control | Medewerkers tevredenheids onderzoek (MTO) | Inzicht in hoe medewerkers het werk binnen de organisatie ervaren. Wat gaat goed en wat kan betertevredenheid, benchmark | Medewerkers Holland Rijnland | Dagelijks Bestuur | Voor- en achternaam, email adres, leidinggevende, man/vrouw, lengte dienstverband, leeftijd, functie, aantal uren, soort dienstverband, HR personeelsnummer | n.v.t. | 5 jaar | Effectory, ontvangers binnen ICTU | Management, medewerkers | Nee |
| Bedrijfsvoering: Receptie | Smoelenboek | medewerkers Holland Rijnland onderling kennis laten maken met collega's, functie, afdeling, telefoonnummer en verjaardag om een doelmatige bedrijfsvoering en goede samenwerkingscultuur te ondersteunen. | Medewerkers Holland Rijnland | Dagelijks Bestuur | Voor- en achternaam, functie, afdeling, telefoonnummer, verjaardagsdatum en pasfoto | Ja. Pasfoto | Onbepaald; tot einde dienstverband | Geen | Medewerkers Holland Rijnland | Nee |
| Bedrijfsvoering: Receptie | Telefoonlijsten | medewerkers Holland Rijnland onderling kennis laten maken met telefoonnummer en functie van medewerkers om een doelmatige bedrijfsvoering en goede samenwerkingscultuur te ondersteunen.. | Medewerkers Holland Rijnland | Dagelijks Bestuur | Voor- en achternaam, functie, afdeling, telefoonnummer | n.v.t. | Onbepaald; tot einde dienstverband | Geen | Medewerkers Holland Rijnland | Nee |
| Bedrijfsvoering: Receptie | Gebruiksovereenkomsten | Afspraken vastleggen met medewerkers over het gebruik van apparaten die door de werkgever ter beschikking worden gesteld. | Medewerkers Holland Rijnland | Dagelijks Bestuur | Voor- en achternaam, functie, afdeling, telefoonnummer | n.v.t. | 3 maanden na einde dienstverband | Geen | Medewerkers Holland Rijnland (receptie) | Nee |
| Bedrijfsvoering: Receptie | Uitlenen bedrijfsmiddelen | Vastleggen van de gebruiker aan wie het bedrijfsmiddel (OV-kaart, dienstvoertuig, leensurface, USB-stick, USB-hubs, koppelstuk, leentag, telefoon, SIM-kaart, Surface, Lockersleutel, fietskeldersleutel, etagedeur 1 sleutel) is uitgeleend. | Medewerkers Holland Rijnland, externen. | Dagelijks Bestuur | Voor- en achternaam, afdeling, telefoonnummer, kenteken, surface pro TAB-nummer, eindbestemming en datum, lockernummer, SIM-code, PUC-code, IMEI-code, Tag-nummer. | n.v.t. | n.n.b. | Tagnummer wordt eenmalig doorgegeven aan huismeester voor activatie. | Medewerkers Holland Rijnland (receptie) | Nee |
| Bedrijfsvoering: Stafondersteuning | Stukkenstroom bestuurlijke informatie | Informatiestromen naar interne en externe relaties. | Medewerkers en Bestuurders Holland Rijnland | GR | Naam, functie van medewerker en bestuurders | n.v.t. | Gekoppeld aan selectielijst JOIN. | Deels openbaar op de website | Algemeen Bestuur, Dagelijksbestuur, vaste commissies van advies, medewerkers. | Nee |
| Bedrijfsvoering: Stafondersteuning | Het opslaan en verzamelen van (digitale) archiefbescheiden in het zaaksysteem, fysieke archief of in het archiefdepot. | 1) Het archiveren, brengen en bewaren van bescheiden die berusten onder het samenwerkingsorgaan in een goede, gerordende, toegankelijke staat ; 2) Het zorg dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden 3. Geiventariseerde stukken kunnen zonder toestemming worden ingezien. | Personeelsleden, burgers, contactpersonen van scholen, instellingen of overheidsorganen. Zorgaanbieders alleen in archief en HRM stukken overgedragen aan Leiden | Dagelijks bestuur | Gewone en bijzondere persoonsgegevens (BSN, financiële en medische gegevens) | Documenten met bijzondere persoonsgegevens worden beveiligd opgeslagen in JOIN en in gesloten archief | Verschillende bewaartermijnen afhankelijk van zaaktype / gebruik van selectielijst VNG | Geen | medewerkers Holland Rijnland | Geen |
| Bedrijfsvoering: Stafondersteuning | Het ter beschikking stellen (uitlening of raadpleging) van openbare archiefbescheiden en de daarin opgeslagen informatie aan bezoekers door ELO na inregelen beperktheid.. | 1) Bij het overdragen van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats, zijn de beperkingen en openbaarheid vastgelegd in lijsten; 2) Bezoekers laten registreren middels een formulier bij ELO bij het oprvragen en raadpleging van de archiefbescheiden inzake de veiliigheid van de bescheiden. | Personeelsleden, zorgaanbieders, burgers, contactpersonen van scholen, instellingen of overheidsorganen. | Dagelijks bestuur | Gewoneen bijzondere persoonsgegevens | Ja, opslaan en overdragen archief | Verschillende bewaartermijnen afhankelijk van zaaktype | ELO voor de fysieke stukken (geen opslag van electronische archiefstukken bij ELO) | N.v.t. | Geen |
| Bedrijfsvoering: Stafondersteuning | Het (duurzaam) toegankelijk maken en houden van (digitale) archiefbescheiden voor raadpleging zolang deze nodig is door de organisatie en derden. | 1) Archiefbescheiden moeten binnen redelijk termijn in het zaaksysteem te vinden zijn; 2) Door gebruik van standaardformaat PDF/A gericht op duurzame toegankelijkheid van bescheiden, blijven bestanden leesbaar; 3) Door het koppelen van metagegevens aan bescheiden, kunnen aspecten worden herleid; 4) Door toepassing van de juiste ontsluitingsmethode worden archieven toegankelijk gemaakt. | Personeelsleden, burgers, contactpersonen van scholen, instellingen of overheidsorganen. | Dagelijks bestuur | Gewone en bijzondere persoonsgegevens | Ja | Verschillende bewaartermijnen afhankelijk van zaaktype | N.v.t. | medewerkers Holland Rijnland | Geen |
| Bedrijfsvoering: Stafondersteuning | Het vastleggen van (meta)gegevens en digitale bestanden inzake offertes, contracten en overeenkomsten in het zaaksysteem. | Het voorzien van de contractbeheerder van voldoende inzicht in lopende contracten, juiste contractafspraken en informatie als onderdeel van een goed contractmanagement. | Medewerkers van Leveranciers, ZZP-ers en dienstverleners | Dagelijks bestuur | Gewone persoonsgegevens | n.v.t. | V. 7 j. | Nee | medewerkers Holland Rijnland | Geen |
| Bedrijfsvoering: Stafondersteuning | Het beoordelen en accorderen van vernietigingslijsten (aangeleverd op A3 papierformaat) ten behoeve van vernietiging van dossiers. | Het (uit)voeren van de administratieve organisatie, alswel het voldoen aan de bewaarplicht en de Archiefwet 1995. | Personeelsleden, zorgaanbieders, burgers, contactpersonen van scholen, instellingen of overheidsorganen. | Dagelijks bestuur | Gewone en bijzondere persoonsgegevens | n.v.t. | Permanent | ELO | Managers en secretaris | Geen |
| Bedrijfsvoering: Stafondersteuning | Het bepalen van het bewaartermijn aan het dossier aan de hand van de inhoud van het dossier en de 'Selectielijsten gemeenten en intergemeentelijke organen 1983, 1996, 2012, 2017, 2020'. | Het toekennen van een bewaartermijn zodat het voldoet aan bewaartermijnen in de selectielijst van de VNG. | Personeelsleden, burgers, contactpersonen van scholen, instellingen of overheidsorganen. | Dagelijks bestuur | Gewone en bijzondere persoonsgegevens | n.v.t. | Verschillende bewaartermijnen | Nee | medewerkers Holland Rijnland | Geen |
| Bedrijfsvoering: Stafondersteuning | Het verdelen van ingekomen post of e-mail over de behandelende ambtenaren en zorgdragen voor de juiste afhandeling. | Het zorgdragen voor de juiste verdeling en afhandeling van de ingekomen post of e-mail. | Personeelsleden, burgers, ntconactpersonen van scholen, instellingen of overheidsorganen/ Leveranciers. | Dagelijks bestuur | Gewone en bijzondere persoonsgegevens | Ondersteuning en leerling-administratie | Verschillende bewaartermijnen afhankelijk van zaaktype | N.v.t. | medewerkers Holland Rijnland | Geen |
| Bedrijfsvoering: Stafondersteuning | Het verwerken en verdelen van ingekomen of interne post en e-mails ontvangen via de receptie, ambtenaar of derden. | 1) Er voor zorgdragen dat de interne of ingekomen post bij de behandeld ambtenaar terecht komt. 2) Er voor zorgdragen dat de post of e-mails op de juiste manier worden geregisteerd en vastgelegd. 3) Door registratie zijn deze stukken altijd terug te vinden in het zaaksysteem. | Personeelsleden, burgers, contactpersonen van scholen, instellingen of overheidsorganen etc.. | Dagelijks bestuur | Gewone persoonsgegevens | n.v.t. | Verschillende bewaartermijnen afhankelijk van zaaktype | Personeelsleden, burgers, contactpersonen van scholen, instellingen of overheidsorganen etc.. | medewerkers Holland Rijnland | Geen |
| Bedrijfsvoering: Stafondersteuning | Klachten afhandelen | Registreren, behandelen en gemotiveerd afhandelen van klachten jegens een ambtenaar of (advies-)commissie of bestuursorgaan. | Klager en beklaagde | Dagelijks Bestuur | Voor- en achternaam klager en beklaagde. Telefoonnummer en (mail-) adres klager. | n.v.t. | 5 jaar plus 1 jaar. | Klager zelf | Beklaagde(n) | Nee |
| Bedrijfsvoering: Stafondersteuning | Woo-verzoek afhandelen | Het op verzoek verschaffen van informatie over het beleid en publiceren van documenten. Het verschaffen van informatie blijft achterwege voor zover de uitzonderingen vermeld in artikel 5.1 van de Wet open overheid of bijzondere omstandigheden als bedoeld in artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht zich hiertegen verzetten | Verzoekers/melders/derden, Medewerkers, Contactpersonen en medewerkers derde organisaties | Holland Rijnland | NAW, werkgegevens. | n.v.t. | 10 jaar na onherroepelijk besluit tot openbaarmaking | Dienstverleners, leveranciers, belanghebbenden. | Bedrijfsjurist | Nee |
| Bedrijfsvoering: Stafondersteuning | Datalekmelding | Het beoordelen en behandelen van datalekmeldingen | Contactpersonen, Medewerkers Holland Rijnland, medewerkers derde organisaties, melder | Dagelijks Bestuur | NAW, Contactgegevens, werkgegevens, organisatiegegevens. | Nee, tenzij afhankelijk van de zaak | 5 jaar | Autoriteit Persoonsgegevens | Functionaris Gegevensbescherming, Manager, Jurist, Privacy officer | Nee |
| Bedrijfsvoering: Stafondersteuning | Rechten van betrokkenen | Het behandelen van AVG en Wpg-verzoeken t.a.v. rechten van betrokkenen. | Contactpersonen, Medewerkers Holland Rijnland, medewerkers derde organisaties, melder | Dagelijks Bestuur | NAW, Contactgegevens, identiteitsgegevens, alle categorieën van persoonsgegevens (in onderliggende dossiers). | Eventueel (bijzondere) persoonsgegevens in het onderliggende dossier waarnaar een AVG/Wpg-verzoek wordt gedaan. | 5 jaar | Verzoeker | Functionaris Gegevensbescherming, Manager, Jurist, Privacy officer | Nee |
| Extern inhuur IDA | Financieel advies | Financieel advies voortkomend uit salaris van ambtenaren, Planning en control, jaarrekeningen, budgethouders adviseren, beoordelen raadsvoorstellen en advies m.b.t. gemeentelijke bedrijfsvoering en gemeentelijk beleid | medewerker(s) | Dagelijks Bestuur | Naam / Geslacht / Personeelsnummer / Financiële gegevens: ontvangsten / Dienstbetrekkingen/Functies | n.v.t. | 7 jaar | Accountants, ten behoeve van controlewerkzaamheden. Budgethouders. | Medewerkers Holland Rijnland, Budgethouders | Nee |
| Extern inhuur IDA | Vastleggen van facturen en relaties in het financiële systeem | Onderhouden van een boekhouding voor interne en externe controle inclusief budgettering en uitgaande en binnenkomende facturen. | Gemeenten, leveranciers, (oud-)medewerkers, inhuurkrachten, burgers, contactpersonen van bedrijven, stichtingen, overheidsinstellingen en verenigingen. | Dagelijks Bestuur | Naam / Adres / Woonplaats / Telefoonnummer / E-mailadres / Geslacht / Nationaliteit / Geboorteplaats / Geboortedatum / Overlijdensdatum / Burgerlijke staat / Verblijfsrecht / BTW-nummer ZZP'er / ID-bewijs / Handtekening / Financiële gegevens: IBAN / Financiële gegevens: subsidies / Financiële gegevens: uitkeringen / Financiële gegevens: ontvangsten | n.v.t. | 7 jaar | Accountants, ten behoeve van controlewerkzaamheden, Budgethouders, Belastingdienst (IB47). | Medewerkers Holland Rijnland, Budgethouders | Nee |
| Extern inhuur IDA | De behandeling en verwerking van enkelvoudige en verzamelbetalingen | De behandeling en verwerking van enkelvoudige en verzamelbetalingen | Gemeenten, leveranciers, (oud-)medewerkers, inhuurkrachten, burgers, contactpersonen van bedrijven, stichtingen, overheidsinstellingen en verenigingen. | Dagelijks Bestuur | Handtekening / Financiële gegevens: IBAN / Financiële gegevens: betalingen / Financiële gegevens: ontvangsten / Financiële gegevens: uitkeringen / Financiële gegevens: subsidies | n.v.t. | 7 jaar | Accountants, ten behoeve van controlewerkzaamheden, Budgethouders, Belastingdienst (IB47), BNG Bank. | Medewerkers Holland Rijnland | Nee |
| Extern inhuur IDA | Werving & Selectie Het werven en selecteren van kandidaten voor een vacature | Selecteren nieuw personeel | Sollicitanten | Dagelijks Bestuur | Naam / Adres / Woonplaats / Telefoonnummer / E-mailadres / Geslacht / Nationaliteit / Geboorteplaats / Geboortedatum / Burgerlijke staat / Handtekening / Dienstbetrekkingen/Functies/CV / Arbeidsrelatie(s) / Opleidingen/Diploma's/Certificaten | n.v.t. | In Youforce conform archiefwet Kandidaatrapport opgeslagen in mappenstructuur, met handmatige verwijdering | Bedrijfsvoering/HRM IDA gemeente Leiden | Medewerkers en leidinggevenden Holland Rijnland | Nee |
| Extern inhuur IDA | In-, door- en uitstroom personeelsadministratie | Registreren personeel, HRM-advisering zoals de servicedesk, training en scholing, registratie BHV-diplomering. | (oud-)medewerkers van Holland Rijnland | Dagelijks Bestuur | Naam / Adres / Woonplaats / Telefoonnummer / E-mailadres / Geslacht / Nationaliteit / Geboorteplaats / Geboortedatum / Burgerlijke staat / Verblijfsrecht / ID-bewijs / Handtekening / Financiële gegevens: IBAN / Opleidingen /Diploma’s/ Certificaten / Persoonsgegevens partner | n.v.t. | De bewaartermijn van gegevens is conform Archiefwet en gekoppeld aan YouForce, waardoor verloopdata automatisch worden aangegeven en verwerkt kunnen worden. Voor die gegevens geldt over het algemeen dat die 2 jaar bewaart blijven nadat de werknemer uit dienst is. | Bedrijfsvoering/HRM IDA gemeente Leiden | Medewerkers en leidinggevenden Holland Rijnland | Nee |
| Extern inhuur IDA | Ziek- en hersteldmeldingen | Registreren inzetbaarheid medewerker | (oud-)medewerkers van Holland Rijnland | Dagelijks Bestuur | Verzuimregistraties vinden plaats in het personeelssysteem YouForce, waarbij de daarin bekende persoonsgegevens worden verwerkt, of in ieder geval gekoppeld zijn aan de verzuimregistratie. Aanvullend worden er ook medische gegevens verwerkt bij langdurig verzuim in de afgesloten module 'Medische dossiers', waar enkel de bedrijfsarts(en) toegang tot hebben. Medewerkers van afdeling HRM hebben dit dus niet. Er vindt uitwisseling plaats van persoonsgegevens tussen onze organisatie en het UWV, waar dit gezien de situatie noodzakelijk is. Deze uitwisseling vindt plaats per post, danwel via het UWV portaal, met zeer beperkte toegang voor enkele collega's binnen afdeling HRM. | Ja, medische gegevens. | De bewaartermijn van gegevens is conform Archiefwet en gekoppeld aan YouForce, waardoor verloopdata automatisch worden aangegeven en verwerkt kunnen worden. Voor die gegevens geldt over het algemeen dat die 2 jaar bewaart blijven nadat de werknemer uit dienst is. | Bedrijfsvoering/HRM IDA gemeente Leiden, UWV | Medewerkers en leidinggevenden Holland Rijnland, Bedrijfsarts | Nee |
| Extern inhuur IDA | Salaris uitbetalen, Urenadministratie, Loonbeslagen, Vergoedingen, sociale zekerheidswetgeving (ww, aow) en pensioenvoorziening. | Rechtmatige uitbetaling salariëring | (oud-)medewerkers van Holland Rijnland, ontvangers financiële vergoeding. | Dagelijks Bestuur | Naam / Adres / Woonplaats / Telefoonnummer / E-mailadres / Geslacht / Nationaliteit / Geboorteplaats / Geboortedatum / Overlijdensdatum / Burgerlijke staat / Verblijfsrecht / BTW-nummer ZZP'er / A-nummer / RSIN-nummer / ID-bewijs / Handtekening / Financiële gegevens: IBAN / / Financiële gegevens: Uitkeringen / Financiële positie / Verzekeringen / Betalingen / Ontvangsten / Bezittingen / Vermogen / Schulden / Uitkeringen / Subsidies / Dienstbetrekkingen / Functies / CV / Arbeidsrelatie(s) / Opleidingen / Diploma's / Certificaten / Persoonsgegevens partner / Persoonsgegevens kind(eren) / lidmaatschap van een vakbond | Ja | Conform archiefwet, tot 10 jaar na uitdiensttreding | Bedrijfsvoering/HRM IDA gemeente Leiden, UWV, Belastingdienst, ABP. i.g.v. loonbeslag: Deurwaarder, incassobureau, schuldeiser(s), mogelijk advocaat of gemachtigde | Medewerkers Holland Rijnland | Nee |
| Holland Rijnland | Aangaan van overeenkomsten | Aangaan van overeenkomsten | Van ambtsdragers en functionarisen die uit hoofde van hun functie of maatschappelijke rol betrokken zijn bij de overeenkomst. | GR | Voornaam, achternaam, mailadres, telefoonnummer, handtekening | n.v.t. | Afhankelijk van soort overeenkomst. | Partijen die overeenkomst aangaan. | Medewerkers Holland Rijnland | Nee |
| Regionale Uitvoering: Regionaal bureau leerrecht | Terugmeldvoorziening | Het vermoeden van een fout in de gegevens van de BRP doorgeven aan een gemeente | leerlingen waar de leerplichtwet op van toepassing is (5-16 jaar), kwalificatieplichtigen (16-18 jaar), 18-23 jarigen zonder startkwalificatie, Voortijdig schoolverlaters (18-23 jaar) en jongere in kwetsbare positie (jikp, 16 en 17-jarige), medewerkers HR | Dagelijks Bestuur | NAW gegevens, geboortedatum, context betreffende (niet) volgen opleiding of inschrijving op school | n.v.t. | n.v.t. | Afdeling burgerzaken van de betrokken gemeente (Bronhouder), TMV. | Groep 'administratie in LBA', Administratief medewerker RBL, applicatiebeheerder. | Nee |
| Regionale Uitvoering: Regionaal bureau leerrecht | Dashboard RBL | Opstellen van een dashboard ten behoeve van managementinformatie | Leerplichtige jongeren (5-16 jaar), kwalificatieplichtigen (16-18 jaar), 18-23 jarigen zonder startkwalificatie, Voortijdig schoolverlaters (18-23 jaar) en jongere in kwetsbare positie (jikp, 16 en 17-jarige), medewerkers HR | Dagelijks Bestuur | Geboortedatum, geslacht, (voormalige en huidige) woonplaats, gemeente, woongemeente, LBA-nummer, indicatie uitkering, inkomensgegevenscategorie, naam medewerker. | n.v.t. | Gekoppeld aan beschikbaarheid data LBA (zie andere verwerkingen). | Pronexus, Kurtosis | Manager en enkele medewerkers RBL Holland Rijnland | Nee |
| Regionale Uitvoering: Regionaal bureau leerrecht | Gegevensdeling met samenwerkingsverband | Tegengaan van ongeoorloofd verzuim en tegengaan van thuiszitters met externen | leerlingen waar de leerplichtwet op van toepassing is (5-16 jaar). Medewerker Holland Rijnland | Dagelijks Bestuur | Initialen, geslacht, LBA-nummer, leeftijd, gemeente, schoolnummer. | n.v.t. | uiterlijk binnen een jaar na het besluit tot sluiting van het thuiszitters-dossier | Samenwerkingsverbanden PO | consulenten RBL | Nee |
| Regionale Uitvoering: Regionaal bureau leerrecht | Gegevenslevering Datakoppeling RBL - SOZ | Verdere verwerking van gegevens RBL om SOZ in staat haar taak uit te voeren. | Leerlingen waar de leerplichtwet op van toepassing is wonende in de regio Holland Rijnland exclusief Nieuwkoop en Alphen aan den Rijn en teruggetrokken aanmeldingen. | Dagelijks Bestuur | Er worden vier verschillende sets aan data geleverd: 1. Dataset schoolloopbaan 2. Dataset thuiszitters 3. Dataset vrijstellingen 4. Dataset acties 1. Dataset schoolloopbaan - Persoon_voornamen - Persoon_voorvoegsels - Persoon_achternaam - Persoon_geboortedatum - Opleiding begindatum - Opleiding einddatum - School_brin - School_naam - Opleiding_aanbieder_code - Opleiding_aanbieder_naam Holland Rijnland 4 - Onderwijs_soort - Opleiding_niveau - Opleiding_onderwijslocatie - Locatie_gemeente - Locatie_straat 2. Dataset thuiszitters - Persoon_voornamen - Persoon_voorvoegsels - Persoon_achternaam - Persoon_geboortedatum - Verzuimsoort_code - Verzuim_begindatum - Verzuim_einddatum 3. Dataset vrijstellingen - Persoon_voornamen - Persoon_voorvoegsels - Persoon_achternaam - Persoon_geboortedatum - Vrijstellingsoort_code - Vrijstelling_begindatum - Vrijstelling_einddatum 4. Dataset acties - Persoon_volledigenaam - Persoon_geboortedatum - Actie_soort - Actie_onderwerp - Actie_begindatum | n.v.t. | Na de koppeling wordt de ruwe data verwijderd. Maximale bewaartermijn 3 maanden. | Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland (SOZ) | Afdeling Applicatiebeheer en data-analyse RBL. | Nee |
| Regionale Uitvoering: Regionaal bureau leerrecht | Voorkoming van langdurig verzuim en voortijdig schoolverlaters | Tegengaan van ongeoorloofd verzuim en tegengaan van thuiszitters plus het terugdringen van het aantal voortijdig schoolverlaters door verzuimaanpak en begeleiding. O.a. door het monitoren van de effectiviteit van de maatregelen in het VSV-programma. | Jongere, Medewerker Holland Rijnland | Algemeen Bestuur | Naam, Adres, Woonplkaats, Tel, Mail, BSN, GebDat, A-nr, A-nr ouders, | BSN | 5 jaar na het verstrijken van het 22 levensjaar | Afhankelijk van casuïstiek: scholen, samenwerkingsverband, jeugdhulp, projecten rond voortijdig schoolverlaten, Forward en Buitenkans. | Medewerkers Regionaal Bureau Leerrecht | Nee |
| Regionale Uitvoering: Regionaal bureau leerrecht | Begeleiding jongeren in beeld zonder start kwalificatie | Begeleiding van jongeren zonder startkwalificatie, zonder onderwijsinschrijving, werk of uitkering naar onderwijs, werk, hulpverlening of combinatie hiervan. | 23-27 jarigen, Medewerker Holland Rijnland | Dagelijks Bestuur | Naam, adres, woonplaats, BSN nummer, geboortedatum, datum instroom, in bezit van werk, sprake van inkomen, telefoonnummer, mailadres | BSN om de identificatie door Gemeente en Holland Rijnland te doen en vast te stellen dat de persoon tot de doelgroep behoort,. | Niet bepaald; wacht op aanvullende wetgeving | Geen | Medewerkers Regionaal Bureau Leerrecht | Nee |
| Regionale Uitvoering: Regionaal bureau leerrecht | Onderzoek naar mogelijk ongeoorloofd verzuim Leerplichtwet | Uitvoering strafrechtelijk onderzoek vervolging o.g.v. de wetten die onder domein III vallen ( zie Regeling domeinlijsten buitengewoon opsporingsambtenaar; Leerplichtwet 1969) | leerlingen waar de leerplichtwet op van toepassing is., verdachte(n), 16-22 jarigen, Ouders of degene die het wettelijk gezag over de leerling heeft bij wie de in de administratie opgenomen gegevens behoren, BOA. Medewerker Holland Rijnland | Dagelijks Bestuur | NAW gegevens, geboortedatum, geboorteplaats en geboorteland, geslacht, nationaliteit, mail/telefoon gegevens, BSN, onderwijs nummer, administratienummer, context betreffende (niet) volgen) opleiding, correspondentie van school, ouders, hulpverleners, (werkgever en salarisgegevens) | Mogelijk m.b.v. foto's, religieuze overtuiging, mogelijk gezondheidsgegevens of spreek taalgegevens en strafrechtelijke gegevens | 5 jaar na het verstrijken van het 22 levensjaar | OM, Bureau Halt, Raad voor de Kinderbescherming, Reclassering, Veilig Thuis. | Medewerkers Regionaal Bureau Leerrecht | Nee |
| Regionale Uitvoering: Regionaal bureau leerrecht | Opmaken proces verbaal a.d.h.v. overtreding van de Leerplichtwet | Uitvoering strafrechtelijk onderzoek vervolging o.g.v. de wetten die onder domein III vallen ( zie Regeling domeinlijsten buitengewoon opsporingsambtenaar; Leerplichtwet 1969) | Verdachte(n), leerlingen waar de leerplichtwet op van toepassing, 16-22 jarigen, ouders of degene die het wettelijk gezag over de leerling heeft bij wie de in de administratie opgenomen gegevens behoren, BOA, getuigen (leerkrachten). Medewerker Holland Rijnland | Dagelijks Bestuur | NAW gegevens, geboortedatum, geboorteplaats en geboorteland, geslacht, nationaliteit, mail/telefoon gegevens, BSN, onderwijs nummer, administratienummer, context betreffende (niet) volgen) opleiding, correspondentie van school, ouders, hulpverleners, (werkgever en salarisgegevens) | Mogelijk m.b.v. foto's, religieuze overtuiging, mogelijk gezondheidsgegevens of spreek taalgegevens en strafrechtelijke gegevens | 5 jaar na het verstrijken van het 22 levensjaar | OM, Bureau Halt, Raad voor de Kinderbescherming, Reclassering, Veilig Thuis. | Medewerkers Regionaal Bureau Leerrecht | Nee |
| Regionale Uitvoering: Regionaal bureau leerrecht | Gegevensuitwisseling casuïstiek Zorg- en Veiligheidshuizen | Leerplichtambtenaren van RBL Holland Rijnland kunnen deelnemer zijn van Zorg- en Veiligheidshuizen. Daarbij kunnen op casuistiekniveau persoonsgegevens worden gedeeld. | Leerlingen waar de leerplichtwet op van toepassing is (5-16 jaar) waarbij een casus is gestart bij het Zorg- en Veiligheidshuis. ten aanzien van natuurlijke personen uit de directe kring van betrokkene. Ouders of degene die het wettelijk gezag over de leerling heeft bij wie de in de administratie opgenomen gegevens behoren. Medewerker Holland Rijnland | Dagelijks Bestuur | identificerende en contactgegevens, gegevens omtrent de woonsituatie, financiële gegevens, inkomensgegevens; gegevens betreffende relaties met gezinsleden en andere directe sociale contacten, andere relevante gegevens, bedoeld in artikel 2.30, voor zover dat noodzakelijk is voor het doel, bedoeld in artikel 2.25. | Ja, mogelijk gezondheidsgegevens, bsn. politiegegevens in de zin van de artikelen 8 en 13 van de Wet politiegegevens die krachtens artikel 20, derde lid, van die wet aan de deelnemers worden verstrekt; –justitiële en strafvorderlijke gegevens en tenuitvoerleggingsgegevens die door het openbaar ministerie op grond van de artikelen 8b, 39fa en 51ca van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens aan de deelnemers worden verstrekt;, gegevens inzake toezicht en handhaving alsmede getroffen bestuurlijke maatregelen of opgelegde beperkingen; –gegevens over geïndiceerde en toegekende zorg of voorzieningen in het sociaal domein; –gegevens over begeleiding, zorg en hulpverlening; | artikel 1.8, zevende lid Wet gegevensuitwisseling samenwerkingsverbanden: uiterlijk vijf jaar na de datum van eersteverwerking verwijderd uit de systemen van het samenwerkingsverband ofgeanonimiseerd, tenzij een wettelijk voorschrift daaraan in de weg staat ofde verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onder-bouwing van een rechtsvordering. | Deelnemers aan het samenwerkingsverband Zorg- en Veiligheidshuis. | consulenten RBL | Nee |
| Regionale Uitvoering: Regionaal bureau leerrecht | Lijst contactpersoon per school | Verstrekking van de contactgegevens van de leerplicht consulent per school aan ouders, leerplichtigen etc. | Medewerker Holland Rijnland | Dagelijks Bestuur | Voor- en achternaam, telefoonnummer en emailadres. | n.v.t. | Ombepaald; tot einde dienstverband en/of wijziging in contactpersoon | Publiek: in overeenkomst met het doel van de publicatie | Medewerkers Holland Rijnland | Nee |
| Regionale Uitvoering: Regiotaxi | Contractbeheer van de overeenkomst Collectief Vraagafhankelijk Vervoer | Holland Rijnland heeft een regionale overeenkomst afgesloten voor collectief vraagafhankelijk vervoer en voert het contract management hierop uit. Daaronder wordt onder andere verstaan: a. Het afhandelen van aanvragen CVV; b.Het bewaken van de jaarlijks aan de CVV-cliënten toegekende budgetten; c.Het onderhouden van contacten met de CVV-cliënten; d. Een snelle en correcte verwerking van vervoersopdrachten door de vervoerder; e .Het verstrekken van managementinformatie door de vervoerder; f. Het kunnen voldoen aan informatieverzoeken ten behoeve van de verantwoordelijke ten aanzien van managementinformatie, klachtenafhandeling en algemene zaken betreffende betrokkene; g. Het kunnen beschikken over gegevens nodig voor periodieke verantwoording over de uitgegeven middelen ten behoeve van het opstellen van een begroting en jaarrekening; h. Het afhandelen van klachten; i. Het verzenden van (periodieke) informatie inzake vervoersmogelijkheden en vervoerstarieven; j. Het houden van telefonische enquêtes in opdracht van verantwoordelijke. | a. Personen die geregistreerd staan bij de gemeenten binnen de regio als geïndiceerde Wmo cliënt; b. Ov-reizigers die staan geregistreerd bij de vervoerder met een Regiotaxipas, waaronder begrepen personeel van bedrijven waar de Regiotaxi een overeenkomst mee heeft om hun personeel te laten reizen met de Regiotaxi; c.Geïndiceerde ouderen; | Dagelijks bestuur | Naam, Adres, Woonplaats, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer, mailadres, pasnummer van vervoerder. Beperkte medische indicatie: - Reiziger moet voorin zitten - Rolstoel (elektrisch/opklapbaar)vervoer - Visuele beperking - Auditieve beperking - Assistentie hond - Rollator / scootmobiel - Persoonlijke begeleider nodig - Taxi nodig i.p.v. bus | Beperkt medische gegevens worden door de gemeente in het systeem van de Vervoerder ingevoerd om ritten (aangepast op de medische beperking) veilig voor klant en chauffeur uit te voeren. In het systeem van de Vervoerder heeft Holland Rijnland lees-rechten. | 7 jaar | 1. medewerkers van de gemeenten, die belast zijn met de uitvoering van de Wmo, voor het invoeren van de persoonsgegevens van Wmo- cliënten; 2. medewerkers van de vervoerder, voor het invoeren van de persoonsgegevens van OV-reizigers; 3. overige medewerkers van de vervoerder, voor zover hun werkzaamheden met betrekking tot de registratie de toegang vereisen; 4. personen die de accountfunctie met betrekking tot de gemeente of vervoerder vervullen, voor zover hun werkzaamheden de toegang vereisen; 5. personen, die belast zijn met het (software)onderhoud van de registratie, voor zover hun werkzaamheden de toegang vereisen. 6. De accountant voor de controle op de boeken.+ | Geautoriseerde medewerkers Holland Rijnland op netwerkschijf die beperkte toegankelijk is. | Nee |
| Regionale Uitvoering: Regiotaxi | Continue Klanttevredenheidsonderzoek (KTO) | Klanttevredenheid vaststellen voor het CVV en matchen aan het objective ritten stiptheid. | Klanten van de Regiotaxi | Dagelijks bestuur | Naam, telefoonnummer, emailadres, geboortedatum, geslacht, locatiegegevens, pasnummer, ritnummer en beperkt medische indicaties Reiziger moet voorin zitten - Rolstoel (elektrisch/opklapbaar)vervoer - Visuele beperking - Auditieve beperking - Assistentie hond - Rollator / scootmobiel - Persoonlijke begeleider nodig - Taxi nodig i.p.v. bus | Ja, mogelijk medische beperkingen en/of hulpmiddelen | Tot einde van de overeenkomst | Geen | Moventem | Nee |
| Regionale Uitvoering: Woonurgenties | Behandelen (stadsvernieuwings)urgentie aanvragen | Urgentieaanvragen verwerken en aan de commissie voorleggen, verslaglegging van besluiten en opstellen en verwerken van beschikkingen urgentie aanvragen en aanvragen stadsvernieuwing. | Aanvrager, medeaanvrager, leden van het huishouden van de aanvrager, gemachtigde, leden van de Regionale Urgentiecommissie (RUC) | Algemeen Bestuur | Naam, adres, woonplaats, inkomen, telefoonnummer, reden aanvraag, nationaliteit, registratienummer woningzoekende, uittteksel BRP met woonverleden, verhuurdersverklaring, financiele gegevens, medische gegevens, echtscheidingsconvant, ouderschapsplan, echtscheidingsbeschikking, eigendomsakte woning, huurovereenkomst, samenstelling huishouden + leeftijden, | ja, financiele positie, medische gegevens. Mogelijk verstrekte BSN wordt door Holland Rijnland verwijderd. | 5 jaar | Woningcorporaties, advies organen GGD, Huren in Holland Rijnland (register woningzoekenden). Personen, die belast zijn met het (software)onderhoud van de registratie, voor zover hun werkzaamheden de toegang vereisen. | medewerkers Holland Rijnland, Secretariaat Regionale Urgentiecommissie (RUC), leden en voorzitter Regionale Urgentiecommissie (RUC) en in voorkomende gevallen leden bezwaarschriften commissie | Nee |
| Regionale Uitvoering: Woonurgenties | Behandelen vergoeding en uitbetalen vergoeding | Vaststellen van de vergoeding per commissie lid en deze vergoeden. | Leden van de Regionale Urgentiecommissie (RUC) | Dagelijks bestuur | Naam, adrers, woonplaats, bankrekeningnummer, emailadres, BSN | BSN | Tot einde deelnemerschap aan de Regionale Urgentiecommissie (RUC) | N.v.t. | Geautoriseerde medewerkers Holland Rijnland | Nee |
| Regionale Uitvoering: Woonurgenties | Behandelen van bezwaarschriften | Het behandelen van de bezwaarschriftenprocedure (besluiten op grond van Huisvestingsverordening Holland Rijnland), waaronder contact met (weder)partij(en) en bezwaarschriftencommissie(s). | Contactpersonen en medewerkers derde organisaties, bezwaarmaker, gemachtigde, melders, klagers, derden, medewerkers Holland Rijnland. | Dagelijks Bestuur | Naam, adres, woonplaats, inkomen, telefoonnummer, reden aanvraag, nationaliteit, registratienummer woningzoekende, uittteksel BRP met woonverleden, verhuurdersverklaring, financiele gegevens, medische gegevens, echtscheidingsconvant, ouderschapsplan, echtscheidingsbeschikking, eigendomsakte woning, huurovereenkomst, samenstelling huishouden + leeftijden. Contactgegevens, alle categorieën van persoonsgegevens (in onderliggende dossiers). | ja, financiele positie, medische gegevens. Mogelijk verstrekte BSN zijn door Holland Rijnland verwijderd. | 5 jaar na onherroepelijk worden besluit | Bezwaarschriftencommissie, woningcorporaties, handhavings ambtenaar wonen/huren, Huren in Holland Rijnland en mogelijk Rechtbank en Raad van State. personen, die belast zijn met het (software)onderhoud van de registratie, voor zover hun werkzaamheden de toegang vereisen. | Regionale Regionale Urgentiecommissie (RUC), medewerkers Holland Rijnland, Dagelijks Bestuur, Secretaris-directeur. | Nee |
| Regionale Uitvoering: Woonurgenties | Behandelen van (hoger) beroepschriften | Behandelen van de procedure, waaronder contact met (weder)partij(en) en gerechtelijke instantie(s) | Contactpersonen en medewerkers derde organisaties, verzoeker, eiser, bezwaarmaker, gemachtigde, melders, klagers, derden, medewerkers Holland Rijnland. | Dagelijks Bestuur | Naam, adres, woonplaats, inkomen, telefoonnummer, reden aanvraag, nationaliteit, registratienummer woningzoekende, uittteksel BRP met woonverleden, verhuurdersverklaring, financiele gegevens, medische gegevens, echtscheidingsconvant, ouderschapsplan, echtscheidingsbeschikking, eigendomsakte woning, huurovereenkomst, samenstelling huishouden + leeftijden. Contactgegevens, alle categorieën van persoonsgegevens (in onderliggende dossiers). | ja, financiele positie, medische gegevens. Mogelijk verstrekte BSN zijn door Holland Rijnland verwijderd. | 5 jaar na onherroepelijk worden besluit | Rechtbank en Raad van State. personen, die belast zijn met het (software)onderhoud van de registratie, voor zover hun werkzaamheden de toegang vereisen. | Regionale Regionale Urgentiecommissie (RUC), medewerkers Holland Rijnland | Nee |
| Strategie & Beleid | Uitvragen, verwerken en beoordelen van alle relevante persoonsgegevens bij de aanvraag van een sociale huurwoning. Verstrekking huisvestingsvergunning via wooncorporaties door Holland Rijnland op basis. Voor particulier huurwoningen via de gemeenten.. | Het verstrekken van een huisvestingsvergunning voor sociale huurwoningen door Holland Rijnland via woningcorporaties en gemeenten op basis van mandatering. | Aanvrager woningzoekenden, partnergegevens aanvrager, kinderen, gemachtigde. | Dagelijks Bestuur | Naam, geboortedatum evt partner naam en geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, inkomensgegevens, gezinssamenstelling | Ja | Onbepaald, tot intrekking toestemming door de aanvrager | N.v.t. | Woningcorporatie en medewerkers Holland Rijnland | Nee |
| Strategie & Beleid | Diverse commissies, Regionaal Investeringsfonds, Regionale Investeringsagenda, subsidiewerving en diverse overlegstructuren voor overleg werkzaamheden. Contact met organisaties en burgers. | Holland Rijnland houdt verzendlijsten bij van leden DB, AB, regionale secretarissen, gemeente functionarissen en contactpersonen om hen te betrekken bij commissies en overlegstructuren voor beinvloeding en besluitvorming. Contact met organisaties en burgers. | Van ambtsdragers en functionarisen die uit hoofde van hun functie of maatschappelijke rol betrokken zijn bij de ontwikkelingswerkzaamheden voor een vitale leefomgeving. | Algemeen Bestuur | Voornaam, achternaam, mailadres, telefoonnummer, adres, woonplaats, postcode | n.v.t. | Onbepaald, gegevens van belanghebbende deelnemers aan een overleg worden continue geactualiseerd. | Geen | Medewerkers Holland Rijnland Strategie en Beleid | Nee |